在过去五到十年间，Google 已成为多个联邦政府机构使用的主要服务器。美国国际开发署是首批开始使用 Google 及其应用套件的联邦政府机构之一，我记得美国国际开发署的全球卫生局于 2011 年 10 月改用 Google 时，GH 局也是首批在联邦政府中使用这项新服务的美国国际开发署机构之一。许多机构已经掌握了一种管理电子邮件和组织工作的方法，而这种方式在 Google 上是行不通的。电子邮件服务器的变化让许多人感到不安，然后 Google 应用出现了。突然间，出现了 Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Slides 等等。这些应用是什么？它们如何才能在政府中得到有效利用？
完整免责声明：我不是 Google 专家——幸运的是，在美国国际开发署过渡期间，我们拥有这些专家，他们太棒了！然而，由于过去几年我在工作中为多个项目使用过 Google 应用，我找到了一些非常有用的技巧，可以在联邦政府中使用 Google，从而简化流程（是的，这是可以做到的）：
版本控制： Google Docs 允许您和您的所有同事编辑一个文档，而且只能编辑一个文档。您有 冰岛电话号码列表 多少次在电子邮件中搜索作为附件的文档的“最终版本”？Google 消除了您的恐慌，因为您只有 99.4% 的把握找到“最终版本”。您可以通过点击 Google Doc 右上角的“共享”按钮，轻松地与同事共享该 Google Doc（有时出于隐私考虑只选择特定的同事）。或者，您可以将该 Google Doc 的链接直接复制粘贴到电子邮件中（确保您也先在 Google Docs 中与他们“共享”），然后每个人都可以访问该文档的一个版本，并且可以对一个版本进行所有更新。请注意，如果您将文档上传到 Google Doc，它将保留其原始格式（即 Word 文档），因此您将无法获得这些相同的功能。但是，您可以将文档复制粘贴到 Google Doc 中以赋予其这些属性。
跟踪更改：我听到很多同事担心不知道谁在 Google 文档中更改了什么。事实：Google 文档有一种“跟踪更改”功能，尽管它有另一个名称。或者，我喜欢称之为：“以前称为跟踪更改的建议格式”。打开 Google 文档后，您可以点击右上角的下拉菜单 - 您可以选择编辑（直接在文档中进行更改而不表示这是更改）或建议（通过删除删除并添加不同颜色的新文本来进行更改）。您随时可以通过单击顶部水平菜单中的“插入”，然后单击“注释”来向文档的某些部分添加注释。使用“建议”格式不仅可以跟踪更改，还可以跟踪谁做了哪些更改（不同的颜色按名称与文档右侧的不同贡献者匹配）。
管理调查：我个人认为联邦政府最未得到充分利用的功能之一是 Google 表单。您可以通过 Google 表格访问表单，该功能允许您设计和发送简短的调查，以及在电子表格或生成图表中分析调查结果 - 所有这些都在 Google 中完成。如果您的机构在 Google Drive 中有 Google 表格，您可以免费访问此调查设计功能，并且可以与同事共享结果，就像您共享 Google 文档一样。您还可以将调查链接发送给没有 Google 的非联邦组织和个人。在表单顶部的“表单设置”下拉菜单下，只需取消选中第一个“需要登录”复选框，非 Google 用户就可以访问调查。注意：Google 表单与所有调查软件一样有局限性，因此我始终建议在向大量人员发送调查之前，请与一小群人一起测试问题和答案选项，以确定任何潜在的调查问题。
那么，您还在等什么？快去练习您的 Google 应用技能 - 您甚至可以成为团队的 Google 大师！
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