1. 用于更新大型群组和发送文件的电子邮件
何时使用：
向一大群员工通报影响所有员工但不需要单独回应的问题或事项
将日历条目或邀请发送到更适合特定情况的其他通信渠道
向不使用文件共享工具的人发送文档
何时不使用它：
如果你需要收件人快速回复
如果你需要与收件人讨论敏感话题，例如员工面试或人事变动
如果消息引发长篇回复或讨论
只有在不会引起误解并且能够以必要的敏感性处理敏感话题的情况下，才应在公司沟通中使用电子邮件。例如，想象一下，一位与你共事五年的同事通过电子邮件宣布辞职：这对很多人来说肯定是一种奇怪的感觉
此外，电子邮件很快就会变得令人厌烦，所以你不应该向任何人发送垃圾邮件。如果您可以选择安排六人站立会议或建立即时通讯组，这绝对比包含数十条消息的电子邮件线程更好。
效果最佳的地方：如果电子邮件后面附有包含更多信息的视频或内部网博客文章，其效果会更加显著。例如：一家公司的首席执行官退休或福利发生变化。在这种情况下，您可以先发送一封带有公告的电子邮件，然后通过视频会议进行告别或在内部网上提供详细列表。
2. 非结构化交流的内部沟通工具
何时使用：
团队内部的非正式对话
请求分享参考文件或预约等信息
无需立即采取行动的数字头脑风暴
何时不使用它：
讨论敏感信息，例如员工面试或薪资谈判
两个人在公共频道中的对话
头脑风暴，需要参与者之间的密切合作
在 Web 2.0 时代，协作工具是分散在全球各地的敏捷项目管理团队的完美解决方案。过去会导致大量电子邮件的问题，现在只需一个工具就能轻松处理，必要时甚至还能进行搜索。当你不需要它时，它会消失在背景中并且不会打扰任何人。
要的会议。示例：周一早上，整个团队不必在会议室开半小时的会，而是每个人都发送一份简短的状态报告。
有效之处：当电子邮件偏离主题或使一切变得更加复杂且没有人能够哥斯达黎加电报数据 理解 时，您应该切换到协作工具。在视频会议或私人会议中开始的对话也可以在这里继续，以免会议失控。
3. 分布式团队的视频会议或面对面会议
何时使用：
在规划位于不同地点的决策者之间的会议时
当差旅费用过高时，管理人员和直接下属之间进行敏感对话
时间紧迫的项目的分布式参与者之间的头脑风暴
何时不使用它：
如果你只想快速听一个人或一小群人说话
当你传递不需要回应的信息时
如果你有一两个具体问题想问同事
视频会议（自 20 世纪 60 年代就已出现，但直到 50 年后才得到有效利用）非常适合那些希望亲自开会但由于高昂的差旅费用而无法实现的情况。例如：年度员工评估或其他地点员工的晋升。
大多数视频会议工具允许您共享屏幕，例如，这可以轻松地培训团队使用新的项目管理工具。提示：您应该始终提前测试视频会议软件并熟悉它，以便会议的前 15 分钟不会花在设置上。
其发挥作用的地方：在协作工具中与同事进行例行聊天时，发现同事对项目管理工具的某个功能有疑问，或者您在本季度的计划文件中遇到了冲突。在这种情况下，您应该从聊天切换到视频会议来详细解释一些事情或共享您的屏幕。