作为活动经理，您有责任为所有任务找到合适的团队成员，尤其是在需要特殊技能时。根据活动情况，您将需要人员负责以下任务：
活动管理
项目协调
会场安排
设备的组织和运输
活动推广及媒体策划
协调演讲者、陪审团等
赞助策划
餐饮
销售和商品
品牌和视觉设计，包括志愿者服装
最好记下谁应该做哪些任务或者创建一个小表格。这样，每个人都可以随时了解所有情况，并且知道可以与谁讨论哪个话题。
当然，你的团队最终有多大，完全取决于你想要策划什么样的活动。
一旦您的团队成立，您就需要选择适当的沟通渠道来成功合作。聊天软件类似
松弛 ，适用于以下团队的任务管理软件 韦克 或旧的 Google Hangouts 都是不错的选择。
当然，仅仅实施新的沟通系统并希望团队能够很好地协同工作是不够的。作为团队领导者，应采取适当的团队建设措施，加强团队凝聚力。
3. 规划活动预算
活动策划-预算分配
您可能发现财务是活动策划中最令人兴奋的部分，或者可能是最无聊的部分。事实是：它们可能是所有部分中最重要的。
毕竟，没有钱就没有活动。
无论您是想为即将举行的活动制定商业案例，为客户规划未来活动，还是为已经计划好的活动制定财务计划，所有这些的基础都是深思熟虑的预算。
最重要的开支包括以下领域：
场地 （房间租金、押金、停车位）
技术 （投影仪、互联网/Wi-Fi、扬声器、麦克风、摄像机、必要时提供口译室）
餐饮 （调酒师、服务员、食品、饮料、桌布、餐桌装饰）
营销 （社交媒体营销软件、印刷材料和设计、 注册软件）
娱乐 （音乐家/DJ、演讲者费用、住宿和交通费用）
杂费 （如场地装饰、座位、额外活动工作人员、税费）
4. 选择时间和地点
策划活动时选择地点和时间
一旦确定了预算，下一步就是寻找合适的场地。
首先，列出最重要的标准。这些标准源自您对活动的愿景。在搜索过程中始终使用此列表作为决策辅助。
以下问题对于初步的头脑风暴会议可能会有所帮助：
我该如何到达？哪些交通工具应该方便通行，需要多少个停车位？
您需要自备技术设备吗？还是场地会提供？
场地是否提供 Wi-Fi 和/或良好的手机信号？
您需要多少空间或地板面积？
您需要宽敞的开放区域还是独立的房间？ （如果是后者：有多少？）
每个场馆可以提前多久预订？他能在要求的时间内到场吗？
押金、保证金和退款政策是什么？
5. 寻找合作伙伴和赞助商
活动策划的商业伙伴
为了增加预算和影响力，赞助商和合作伙伴是最佳选择。
这样，您不仅可以减少一些成本，还可以利用额外的广告机会，拓宽小型活动的财务基础，增加成功的机会并使用原本无法进入的场地。赞助商越多，您的企业或活动公司的财务风险就越小。
当您准备好联系赞助商和合作伙伴时，请遵循以下四个提示：
您的营销目标概述。 您的潜在赞助商/合作伙伴是否正在寻找改善其公众形象的方法？您是否希望能够独家投放广告？当寻找赞助商时，你应该在联系他们之前知道这些问题的答案，这样当赞助商或合作伙伴要求提供广告空间或参与活动时，你不会措手不及。
确定实际的决策者。 确保您知道想要与谁交谈，这样您就不必一遍又一遍地重复您的推销或依赖没有权限的人的批准。在一些公司，决定权在营销团队手中，而在另一些公司，你必须向管理层询问。
确保公司符合您的愿景。 如果您正在计划举办有关动物权利的活动，大型屠宰场并不是理想的合作伙伴。寻找企业愿景与您的活动愿景相匹配的赞助商，以便每个人都能享受合作乐趣，并且外部影响力也是正确的。同时，您还可以避免因选择不当的赞助商以及由此产生的矛盾信息而疏远潜在客户。
在合适的时间询问。 大多数公司在下一个财政年度开始之前计划主要的赞助活动。因此，您应该尽早提交询问，以便公司在需要时能够考虑到您。
6. 设计活动品牌
标识
目标、预算和团队都在那里。现在到了进行创作的部分。
您的活动应该叫什么名字？
你的主题是什么？
有标志吗？
您追求的整体视觉印象是什么样的？配色方案应该是什么样的？
虽然团队的其他成员也应该有发言权，但大部分这些问题都是广告协调员的责任。
即使预算很少（尤其是在线营销），只要使用正确的工具，您也可以创建有吸引力的品牌广告材料。图形设计工具如
坎瓦 ， 图表 、Pixlr和 GIMP 提供许多（有时是全部）免费功能。有些还提供现成的模板，使事情变得更容易。
针对各自的营销渠道优化您自行创建的图形和其他营销材料。例如，社交网络使用不同的图像尺寸，如果对所有图像都使用相同的图像，则由于尺寸限制，图像可能会在侧面被切断或无法正确显示。
目前建议社交媒体帖子使用以下图像尺寸（可能会更改）：
Facebook：1200 x 630 像素
Twitter：440 x 220 像素
Instagram：1080 x 1080 像素
Pinterest：222 x 150 像素
7. 制定并开展活动营销活动
在线传播活动
您的活动的基本特征已经确定。现在您所需要的只是参与者。
推广活动的方式有无数种，而最适合您活动的方式完全取决于您想要接触的对象。传统的线下营销方式更容易接触年龄较大的受众，而年轻人则更喜欢通过线上方式接触。
社交媒体中的数字营销
数字营销无疑具有潜力：几乎每个人都拥有一部智能手机（准确地说，在德国，每十个人中就有八个人拥有智能手机），并且大约每两个人中就有一个活跃在社交网络上。活动策划者不应该浪费这些机会。
以下提示总结了您可以在相应的社交网络中最好地覆盖哪些年龄组以及如何最好地做到这一点。
Facebook
年龄组最佳覆盖范围： 18 至 49 岁
最佳实践：
加入与您的主题相关的群组（例如政治、环境、创业或技术）并在那里分享活动。
所有帖子均使用设计精美的图像和视频。
每天在您的 Facebook 页面上发布一到两次帖子， 以最大限度地提高参与度。
自从Facebook 算法发生变化以来，商业页面要实现自然覆盖率就变得愈发困难。因此，还要学习如何在 Facebook 上使用广告并推广您的帖子。
叽叽喳喳
年龄组最佳覆盖范围： 18 岁至 20 多岁
最佳实践：
每条推文不要使用超过两个相关的标签。
使用Keyhole 和 Hashtagify.me等标签分析工具来找到正确的标签。
每天发布的推文不要超过四到六条。
在您的帖子中添加有吸引力的图片。
Instagram
最佳年龄组： 14岁至30岁左右
最佳实践：
每天至少在 Instagram 上发布一次帖子。
可以随意使用大量主题标签（每个帖子最多允许 30 个）。
每个帖子使用不同的主题标签，因为 Instagram 不喜欢你一遍又一遍地重复相同的主题标签列表。
内容营销策略
内容营销是我的专长（也是我的工作）。它是关于创建有价值且相关的内容，然后以视频、博客文章或社交媒体帖子的形式分享。
您可以通过多种方式联系潜在参与者并说服他们参加您的活动。您的内容应该为他们提供附加价值，例如指南或资源列表，并且与活动主题相关。
但仅仅写几篇博客文章并期望获得大量注册是不够的。内容存在并不意味着它会被发现。有效的内容营销策略需要坚持不懈和持续优化。
致力于搜索引擎优化（SEO）
虽然潜在客户通过社交媒体找到您的内容是件好事，但鉴于算法的频繁变化，依赖 Facebook 和 Twitter 的效果越来越差。因此，您的活动也应该出现在搜索引擎结果中。
这里的关键词是SEO。
关于这个话题可以写很多东西，但总而言之，遵循以下 5 条建议非常重要：
定期制作新内容。 无论是博客文章还是 YouTube 视频：定期发布都很重要。它们向 Google 表明您是一个可靠且最新的信息来源，从而带来更高的排名。一周一次、两次还是三次？这完全取决于你，但要创建一个确保一致性的时间表，以便你的观众知道何时可以期待新内容。
保持主题。 Google 使用网络爬虫来分析内容、将其与标题进行匹配，并确保内容符合其承诺。如果不是这种情况，您的内容评级将会较低，并且在搜索结果中排名会下降。
研究关键词。搜索量高、竞争度低的关键词对于获得良好的 Google 排名至关重要，但它们也必须适合您的内容。在寻找合适的关键词时，Google 的关键词规划师或io等工具可能会有所帮助。
使用内部链接。 链接到您网站或频道上的其他内容以降低跳出率（仅访问您网站一个页面然后离开的访问者数量）。人们在您的网站上花费的时间越多，转化的可能性就越高（在本例中，就是注册您的活动）。
利用机会发布客座帖子。 与您的活动相关的其他供应商保持关系非常重要。客座帖子是同时宣传您的活动并为您的网站带来流量的绝佳机会。你的知名度越高，潜在参与者的圈子就越大。此外，高质量的客座文章和对您网站的相应引用会告诉 Google ，您的内容是有用且相关的。
8.确定技术要求
工具 - 活动策划
如今，如果没有良好的技术，几乎任何成功的活动都不可能举办。您非常清楚这一点。你的团队也是。但就您而言，这到底是什么情况？
以下三种类型的技术和软件对于大多数活动来说都是必不可少的。我们列出了一些选项供您尝试。
注册软件
一旦潜在参与者发现您的活动，他们就需要进行注册。您需要在您的网站上建立一个注册框和一个数据收集系统来管理所有注册。
活动管理软件 通常提供注册功能，但如果您的软件不提供，您将需要单独的与会者注册软件。
Capterra注册软件目录中评价最高的解决方案 包括（每个都有 4.5 或 5 星评级和至少 50 条用户评论）
配置 ， VBO 门票 ， Arlo 训练和活动软件 ， 票务定制 和 雷格福克斯 。
音频和视频技术
您的参与者希望在整个活动过程中获得信息并获得娱乐——而这需要适当的设备。
大多数情况下，它是以下情况的组合：
麦克风
投影仪
演讲者
声音控制面板
口译室
光
如果您自己没有准备好所需的一切，请询问场地可以提供什么。否则，总是可以从当地供应商处租用活动设备。
沟通手段
如果没有顺畅的沟通，就不可能策划任何大型活动。相应的设备不一定非常昂贵（或者根本不需要花费任何费用）。
聊天工具如
松弛 或者 Google Hangouts 可以轻松安装为应用程序，是活动策划的理想沟通平台。
如果钱不是问题，您可以寻找当地的收音机和耳机供应商。
其他技术
如果您的预算允许，还有很多其他技术值得研究。其中包括：
NFC：使用 NFC，参与者可以快速获得入场许可或在活动中付款。
直播：直播是吸引那些不能亲自参加活动的人的好方法。付费直播还可以产生额外的利润。
信标：信标与蓝牙配合使用，为参与者的入场、付款和导航提供了无限的可能性。
9. 确定并委托其他供应商
活动策划供应商的选择
我们已经进入最后冲刺阶段了！团队合作良好，所有设备均已准备就绪，第一批注册正在进行中。现在是时候确保您需要的服务提供商的支持了。根据您想要策划的活动类型，要求可能会有很大不同，但通常是关于餐饮、演讲者（如果需要，不要忘记翻译）或娱乐。
餐饮： 询问已注册的参与者他们喜欢什么以及是否有任何特殊的饮食偏好或不耐症。有许多免费的调查工具可用于快速获得反馈。
一旦您知道想要提供什么类型的食物，就可以开始寻找餐饮承办商。阅读Yelp或 Google等网站上的评论会很有用。
写一份清单，联系不同的供应商并为您的活动协商一个好的价格。
娱乐/演讲者：
预订音乐家和演讲嘉宾还应在活动策划清单中包括几项内容：
调查你的参与者，了解他们的兴趣。
联系相关人员或他们的助手或经理，了解费用和任何个人需求。
预订火车、航班
10. 最后准备
活动策划 - 清单
我们逐渐看到了隧道尽头的光明，但是我们还没 柬埔寨电报数据 有到达那里。
活动周已经到来，在您再次检查所有事项都已考虑周全之后，就该开始了。
活动前该做什么：
1. 致电相关供应商，确保设备、餐饮和赞助商一切顺利。
2. 联系场地确认日期和时间，以便及时准备好一切。
3. 所有技术设备抵达比赛场地后立即进行测试。
4. 设置您的票务软件以供客人登记，并检查一切是否正常运行。
5. 准备好最终的日程安排，并确保打印出节目手册（如有必要）。
6. 准备赠品、参与者的材料或礼品袋。
7. 设置志愿者管理软件，以便在有志愿者时安排轮班和职责。