杂乱无章的收件箱会让人不堪重负，降低工作效率，甚至导致您错过重要信息。对于小型企业主和专业人士来说，有效管理电子邮件至关重要。干净整洁的收件箱可以帮助您掌控沟通，确定任务优先级，并维护专业形象。如果您的企业邮箱收件箱乱七八糟，别担心——这里有一份分步指南，教您如何高效地清理它。
1. 留出专门的时间
清理收件箱需要专注。为此，请专门留出30分钟到1小时的时间。避免同时处理多项任务和干扰，以确保取得真正的进展。如果您的收件箱非常杂乱，可以考虑将清理工作分成几天内的小阶段进行。
2. 从备份或存档开始
在进行重大删除或更改之前，最好备份电 建立 outlook 商业邮件列表 子邮件或存档旧邮件。这样可以确保您不会丢失任何重要信息。许多电子邮件提供商都提供内置的存档功能，可以将电子邮件移出收件箱，但仍保留它们以供日后查阅。
3. 坚决取消订阅
收件箱混乱的主要原因之一是那些你不再觉得有用的简报、促销信息和邮件列表。使用电子邮件的搜索或过滤工具查找定期发送的简报。取消订阅任何不相关或过期的邮件。你也可以使用 Unroll.me 或 Clean Email 等第三方工具来快速识别并取消订阅多个列表。
4.使用文件夹和标签
通过创建文件夹或标签来整理您的收件箱，按客户、项目或优先级对电子邮件进行分类。例如，您可以创建“发票”、“客户”、“紧急”和“后续”等文件夹。将电子邮件移动到这些文件夹中，而不是将所有邮件都放在普通收件箱中。这样，在需要时更容易找到邮件。
5.删除或存档旧电子邮件
浏览您的电子邮件，删除所有不再需要的内容，例如过期的促销信息、已读通知或已完成的任务。对于您可能想保留但不想让收件箱变得杂乱的电子邮件，请使用存档功能。存档功能可以让您继续访问邮件，但会将其从您的即时视图中移除。
6.设置过滤器和规则
大多数电子邮件提供商允许您创建过滤器或规则，根据发件人、主题或关键词等条件自动对收到的邮件进行排序。例如，您可以自动将新闻通讯发送到“促销”文件夹，或将来自重要客户的邮件标记为重要邮件。过滤器通过在邮件到达时进行整理，有助于长期保持收件箱整洁。
7.立即回应或采取行动
打开电子邮件后，请立即决定如何处理。如果需要快速回复，请立即回复。如果需要更多时间，请标记或将其移至“待办事项”文件夹以备后用。删除或归档不需要回复的电子邮件。这种方法可以防止邮件堆积，并帮助您掌控工作量。
8.定期维护
清理收件箱并非一次性任务。每周或每两周安排一次“邮件维护”来保持井然有序。定期删除不必要的邮件、管理订阅以及整理新邮件，将使您的收件箱易于管理且轻松无忧。